Como funcionam as atas de registro de preço

Organizações públicas e privadas possuem personalidades jurídicas diferentes e não estão sujeitas às mesmas regras administrativas, o que por si só já explica as diferenças de rendimento entre as duas.

Nas empresas privadas, o sistema de compras – também conhecido como “suprimentos” – é responsável por adquirir externamente e coordenar o fluxo de materiais e bens, bem como contratação de prestadores de serviços, na quantidade, qualidade, fonte, momento e preço certos, de acordo com as normas internas da organização.

Diferenças suprimentos e licitação

Já os órgãos públicos passam por um processo administrativo mais burocrático, conhecido como licitação. Esta, por sua vez, trata-se de um procedimento administrativo que visa a contratação de serviços ou aquisição de produtos por entidades que fazem uso de verba pública, e procura atingir objetivos como uma via de mão dupla: determinar a proposta mais vantajosa para a o órgão público em questão e proporcionar oportunidades à fornecedores que desejam atender a administração pública.

O pregão é uma modalidade de licitação, onde são filtrados os fornecedores até chegar naquele que, além de atender aos requisitos do edital e estar qualificado para a concorrência, oferece menor preço para adquirir bens e serviços. Este leilão é feito por propostas e lances sucessivos, em sessão normalmente eletrônica, o que facilita o acesso e participação de múltiplos fornecedores.

O procedimento funciona, mais ou menos, assim: O órgão gestor faz um levantamento das intenções de compra dos órgãos estaduais, publica um aviso no diário oficial e distribui avisos, normalmente por e-mail. Os órgãos públicos interessados, informam o que pretendem comprar de maneira bem detalhada, especificando quantidade, período e outras informações. Com este levantamento o órgão gestor realiza estudos técnicos e de preços e publica um edital com as tecnologias, produtos ou serviços. É realizado o pregão, e como explicado, vence o fornecedor que tiver condições de oferecer o menor preço, e então, em alguns casos, há o registro em ata, determinando quantidade de produtos e preço.

O sistema de registro de preços é o conjunto de procedimentos para registrar formalmente os preços referentes à prestação de serviços e aquisição de bens para futuras contratações. A ata de registro de preços por sua vez, é o documento gerado, no qual o(s) vencedor(es) se compromete a manter as condições de preços e quantidades, por um determinado período de tempo, e seu período de vigência não pode ultrapassar um ano.

As principais vantagens providas pelas atas de registro de preço para o órgão público, é a adesão de produtos e serviços com agilidade e segurança na contratação, economia, redução da burocracia e transparência de processos, enquanto para o fornecedor é poder vender para os órgãos públicos sem a necessidade de passar por concorrências/licitações. Além disso, elimina processos burocráticos, possibilitando assim uma adesão muito mais rápida do que se passasse por licitação. Outros benefícios são agregados, pois o fornecedor que possui a ata ganhou uma concorrência e atendeu outro órgão, o que significa que o seu preço é competitivo e ele tem capacidade técnica para atender o pedido.

O fornecedor também tem vantagens ao possuir uma ata, uma vez que não precisa passar por processos de licitação para vender os produtos e serviços que são sua especialidade.

Uma ata de registro de preço pode encurtar o processo de licitação em até 2 meses e, em alguns casos, os órgãos governamentais evitam a bitributação.

“Art. 22. Desde que devidamente justificada a vantagem, a ata de registro de preços, durante sua vigência, poderá ser utilizada por qualquer órgão ou entidade da administração pública federal que não tenha participado do certame licitatório, mediante anuência do órgão gerenciador. “